O planeamento de compras é uma das atividades mais importantes para uma empresa. Responsável por cerca de 60% dos gastos de uma organização, o setor de compras merece um olhar estratégico por parte de seus gestores e das empresas que pretendem manter-se relevantes.
Planeamento de compras: a importância da gestão
Sem um bom planeamento desse setor, é praticamente impossível de conquistar eficiência, minimizar erros, reduzir custos e produzir resultados significantes. É aí que entra a gestão de compras empresariais, uma ferramenta que ajuda a organizar o processo de aquisições e a otimizar resultados.
Porém, para que a gestão de compras tenha êxito, os profissionais da área precisam de estar atentos aos erros que podem comprometer toda a operação. Se está a pensar em planear as compras corporativas da sua empresa, descubra quais são os principais erros que podem acontecer e evite-os!
1. Não ter eficiência nas aprovações das compras
Enquanto algumas empresas têm processos desestruturados de aprovação, com equipas que usam o orçamento sem muito critério – o que pode causar grandes prejuízos para a instituição —, outras são mais burocráticas, e seguem procedimentos rígidos para a aprovação, o que pode atrasar as tomadas de decisão.
Encontrar um equilíbrio investindo num processo fácil e estratégico deve fazer parte dos objetivos de qualquer empresa. Por isso, a recomendação é consultar especialistas sobre as melhores práticas de gestão de compras.
A automatização desse processo com a adoção de plataformas digitais é um recurso bem-vindo, que contribui para trazer mais eficácia e inovação para o setor, alinhando as operações internas às práticas modernas.
Com a ajuda da tecnologia, a equipa de compras pode concentrar-se em tarefas mais estratégicas. E quem sabe até, dedicar-se a implementação de melhorias que contribuirão para o crescimento da empresa como um todo.
2. Comprar produtos em quantidades inadequadas
Excesso de stock acumulado na empresa é sinónimo de prejuízo. Produtos parados comprometem o capital circulante e ainda correm o risco de se estragarem, caso sejam perecíveis, ou de se tornarem obsoletos.
Comprar menos do que o necessário também tem os seus riscos e pode comprometer a produção. Sem os materiais necessários, o setor responsável não consegue fabricar os itens e, consequentemente, eles não são chegam aos clientes finais. O resultado? Clientes insatisfeitos com a empresa.
Nesse ponto, acompanhar a gestão de materiais adquiridos, assim como identificar o momento em que é necessário reforçar o stock e as quantidades mínimas dos pedidos são dados essenciais que devem ser estudados para garantir a eficiência de compras futuras.
3. Não fazer um controlo rigoroso do stock
Já vimos como o acompanhamento dos níveis do stock faz toda a diferença na hora de planear compras futuras. Sendo assim, é necessário fazer também um inventário dos itens, ou seja, um balanço de todos os materiais que permanecem em stock.
Para isso, é essencial que o sistema eletrónico que contabiliza o stock esteja alinhado com a realidade. Verificações periódicas evitam possíveis falhas, dados atualizados garantem que os demais setores envolvidos no processo sejam informados, evitando riscos como negociar um lote de mercadorias que não existe ou que haviam sido negociado com outro comprador.
Esse tipo de prática deve fazer parte da rotina do setor. Só assim é possível evitar inconsistências que comprometem a imagem da empresa.
4. Não usar KPIs no planeamento de compras
Os indicadores de desempenho (ou KPIs — Key Performance Indicators), são cruciais para monitorizar o desempenho dos processos de compra. Sem uma avaliação criteriosa, não é possível identificar pontos fortes do setor e as possibilidades de melhoria.
É por isso que adotar indicadores de desempenho para acompanhar resultados eleva os índices de produtividade, promove mais integração entre os diferentes setores da empresa e ajuda a descobrir as principais necessidades e prioridades para o negócio.
São muitos os KPIs que podem ser usados na gestão de compras. Entre eles estão: a performance dos fornecedores, o volume de devoluções de mercadorias, custo por pedido, produtividade do comprador, saving (quanto o setor poupou numa requisição), lead time de compras, entre outros.
Cabe aos gestores determinar quais serão os indicadores de acordo com os objetivos estratégicos da empresa e da que forma que acontecerá essa avaliação.
5. Não usar tecnologia para avaliar fornecedores
As empresas contam agora com uma série de recursos tecnológicos que garantem facilidade e eficiência para todos os setores das organizações.
Não usar essas ferramentas e insistir em processos rígidos e manuais pode trazer alguns problemas. Além dos que podem surgir por falha humana e desencontro de informações, a equipa perde tempo e não consegue chegar a respostas rápidas e desempenhar tarefas estratégicas.
Com a tecnologia no setor de compras, ferramentas de e-procurement facilitam o processo de validação de compras, a seleção e a avaliação de fornecedores.
O e-procurement usa a internet para avaliar rapidamente os fornecedores mais adequados para o seu negócio. Um sistema como esse permite ainda o cadastro dos contatos, descomplicando a comunicação e a negociação com parceiros de negócio — tudo numa só plataforma.
Além disso, sistemas de e-procurement permitem que gestores de compras acompanhem o desempenho dos fornecedores. Dessa forma, encontra um substituto sem ter que reiniciar o processo de seleção e pesquisa o que pode ser feito em poucos cliques. E a cadeia de produção pode seguir sem interrupções.
Erros como estes são os principais obstáculos no bom planeamento de compras da sua empresa. Fique atento aos processos internos e invista na tecnologia para evitar falhas e trazer mais eficiência para o seu departamento de compras.
Adaptado de: blog.me.com.br
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