As atividades do setor de compras são vitais para uma empresa. Por isso, ao longo dos anos, os managers passaram a olhar a área com uma visão mais estratégica. Assim, empresas que procuram crescimento, e que pretendem manter-se relevantes no mercado, devem investir no planeamento de compras. Caso contrário, correm o risco de ficarem para trás.

Sendo assim, aquisições mais eficientes minimizam erros, reduzem custos e produzem resultados expressivos, por isso, antecipar o planeamento de compras é o ideal. E para que esse processo seja bem-sucedido, os managers devem estar atentos a possíveis erros que possam ser fatais para qualquer a operação e comprometer os resultados.

Quer saber mais sobre o planeamento de compras e como torná-lo mais efetivo? Conheça os cinco erros que você deve evitar.

1. Processo de aprovação burocrático

Enquanto algumas empresas não mantêm a ordem nos seus processos, e as equipas fazem cotações sem muito critério, outras são mais burocráticas e seguem procedimentos mais rígidos para a aprovação de compras, o que atrasa as tomadas de decisão.

Para fugir desse cenário, encontrar um equilíbrio e investir num processo que esteja de acordo com os objetivos da empresa é o mais aconselhável. Em primeiro lugar, faça uma pesquisa de mercado e consulte especialistas sobre as melhores práticas de gerenciamento.

A automatização desse processo com plataformas online é um recurso recomendado por especialistas em compras corporativas, o que contribui para trazer mais praticidade e inovação para o setor. O que ainda alinha as operações internas às práticas mais modernas.

Com a ajuda da tecnologia, a equipa de compras pode, então, se concentrar em tarefas mais estratégicas, como implementação de melhorias que contribuirão para o crescimento da empresa como um todo.

2. Compras em quantidades inadequadas

Stock em excesso é sinônimo de prejuízo para a empresa. Produtos parados comprometem o capital de giro e correm o risco de estragar.

Ao mesmo tempo, realizar menos compras do que o necessário pode colocar a produção em risco. Sem os insumos essenciais, o setor responsável não consegue dar continuidade à produção dos itens.

Identificar o momento correto de recompra e as quantidades mínimas dos pedidos são dados essenciais que devem ser estudados pelo setor para garantir a eficiência das aquisições futuras.

3. Falta de controlo de stock

O acompanhamento dos níveis de stock faz a diferença. Na hora de planear as compras corporativas da sua empresa, é necessário trabalhar em sintonia com as outras áreas da cadeia de suprimentos para um balanço preciso de todos os materiais que permanecem em stock.

Informações atualizadas garantem também que o setor de vendas esteja bem informado e que a empresa não corra o risco de negociar um lote de mercadorias que, na realidade, não existe. Essa prática deve fazer parte da rotina do setor para evitar inconsistências que comprometam a imagem da empresa perante seus consumidores.

4. Não acompanhar os indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho (ou KPIs — Key Performance Indicators) são cruciais para monotorizar o desempenho dos processos de compra. A adoção destes pela empresa eleva os índices de produtividade, promove mais integração entre os diferentes setores da empresa e apontam quais são os reais pedidos e prioridades para o negócio.

São muitos os KPIs que podem ser usados na gestão de compras. Entre eles, podemos citar a performance dos fornecedores, a produtividade do comprador, o saving e o lead time de compras. Para um melhor aproveitamento dessas ferramentas, os gestores precisam determinar quais serão usados de acordo com os objetivos estratégicos da empresa.

5. Avaliar fornecedores sem um sistema tecnológico

A tecnologia pode ser uma grande aliada para o setor de compras das empresas gerir melhor as fontes de fornecimento. Afinal, permanecer com processos rígidos e manuais é correr o risco de prejudicar as aquisições.

Ferramentas de e-procurement automatizam o processo de seleção e avaliação de fornecedores. Este tipo de solução avalia os fornecedores de forma rápida, prática e transparente  e possibilita a escolha daqueles que atendem as necessidades do seu negócio. O sistema também permite o registo dos fornecedores e a otimiza  a negociação.

Fique atento para problema como esses não colocarem em risco o planeamento de compras da sua empresa. Confira os processos internos, invista em tecnologia e boas práticas para trazer mais eficiência para o seu setor de compras.

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