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Automatização de processos: tudo o que precisa de saber

automatização de processos consiste em transformar etapas que eram realizadas de maneira estritamente manual em procedimentos que contam com a ajuda de tecnologia. A automatização não serve para substituir a atividade humana, mas sim para otimizar recursos e facilitar o trabalho dos profissionais de uma maneira geral.

Fundamenta-se, por exemplo, na recolha, análise e armazenamento de dados, assim como na execução de determinadas tarefas produtivas e na facilitação de tomadas de decisão. Para isso, são utilizadas soluções de tecnologia que permitem à empresa reduzir os custos de operação.

Na área das Compras, a automatização de processos também pode estar presente, assim como em muitas outras áreas. Além de conhecer os benefícios dessa tecnologia, é fundamental entender como fazer essa mudança.

Descubra a seguir tudo o que precisa de saber para incluir a automatização de processos no seu negócio!

 

Como implementar a automatização de processos

Para que a automatização de processos ofereça os resultados esperados, é muito importante garantir que a sua implementação seja feita de maneira estruturada e de acordo com as diretrizes da sua empresa. Como é uma mudança considerável na forma como a empresa realiza as suas tarefas, é necessário planear bem tudo. Os passos para fazer essa implementação incluem:

 

Entender as necessidades do negócio

O primeiro passo consiste em compreender o que é que a sua empresa requer em termos de automatização. É necessário avaliar quais os processos que podem ser automatizados e quais são os pontos mais importantes a considerar. A partir daí, é possível definir que tipo de recursos necessita a solução de automatização.

Do ponto de vista da área de compras, é interessante que a solução forneça uma boa base de fornecedores ou que a realização do processo de aquisição seja mais ágil. Desta forma é possível obter todos os benefícios esperados para o sucesso da operação e evitar que haja desperdício de recursos.

 

Mapear os processos

Mapeie os processos para que fique claro quais é que podem ser automatizados e como é que isso será feito. Entender o fluxo de trabalho é fundamental nesta etapa, pois vai mostrar quais são os gargalos e quais são as etapas com mais impacto no resultado final.

Outro ponto importante do mapeamento de processos é permitir compreender quais são as etapas sequenciais para a automatização. Num processo de compras, por exemplo, é preciso ter em conta etapas como a cotação, a negociação com fornecedores e a conclusão da compra.

 

Fazer a seleção adequada

Escolher a solução correta é fundamental para que se obtenha sucesso em todo o processo de automatização. Sem esta etapa, tanto a eficiência como questões de segurança e compliance podem ser comprometidas.

Perante este cenário, é muito importante fazer uma escolha acertada e que tenha a ver com as prioridades do seu negócio. É necessário, por exemplo, identificar se a empresa tem uma boa atuação no mercado e qual é o nível de qualidade oferecido pela sua solução.

Uma opção é entrar em contato com quem já utiliza o serviço para se assegurar sobre a capacidade de atender todos os requisitos necessários à sua empresa. Além disso, é importante que a solução esteja adequada ao investimento que será realizado, ao mesmo tempo que é fundamental não se basear apenas no preço para a contratação.

 

Oferecer formação

A próxima etapa consiste em implementar a solução em si e iniciar a formação da equipa. Esta parte é especialmente importante, porque se os envolvidos nos processos não forem adequadamente formados, a solução não poderá ser utilizada no seu potencial máximo.

O ideal é oferecer uma formação de utilização o mais completa possível, com todas as instruções necessárias e boas práticas para os profissionais que irão utilizá-la. Ao mesmo tempo é também fundamental que haja uma boa comunicação, pois trata-se de uma mudança de processo operacional. Se não houver uma comunicação adequada, terá dificuldade em garantir que tudo corra conforme o planeado.

A formação precisa de ser o mais completa possível para a solução escolhida, de modo a que permita que todas as dúvidas sejam desfeitas antes da solução ser adotada. No caso de uma solução de automatização de compras, os profissionais compradores precisam de fazer testes e simulações para se habituarem ao novo processo, evitando qualquer tipo de desperdício ou problemas futuros.

 

Monitorizar os resultados

Mesmo com todos os cuidados, a automatização de processos poderá vir a exigir algum tipo de mudança e otimização no futuro. Nalguns casos, os resultados obtidos podem ficar abaixo do esperado, mas noutros pode tratar-se de uma potencial melhoria.

Seja como for, é indispensável monitorizar os resultados em relação à automatização. Defina e acompanhe as variáveis mais importantes da mudança e faça alterações à medida que o processo se desenrola. Desta forma garante que a automatização seja sempre relevante e proporcione os resultados desejados.

 

Os benefícios da automatização de processos

Uma automatização de processos serve para mais do que se adaptar às novas necessidades e possibilidades trazidas pela tecnologia. Serve também para que o negócio se beneficie amplamente e para que consiga obter resultados cada vez melhores a curto e longo prazo. Entre as vantagens encontram-se:

 

Aumento da produtividade

Com os processos automatizados, reduz-se consideravelmente o tempo necessário para que uma tarefa seja realizada. Ainda no caso da área de compras, as cotações ficam muito mais ágeis com os dados centralizados e o envio eletrónico da solicitação, o que equivale a menos tempo de pesquisa de fornecedores e introdução de informação na plataforma.

A automatização é especialmente benéfica por oferecer um aumento considerável da produtividade ao profissional de compras. Com a gestão de pedidos online, é possível controlar o envio e receção dos pedidos aos fornecedores. Eventualmente, poderá significar uma maior lucratividade para a empresa.

 

Redução dos custos

O aumento dos lucros também está diretamente relacionado à redução de custo que o processo de automatização oferece. É possível, por exemplo, diminuir a quantidade de pessoas que trabalham num processo, e encaminhar estes profissionais para atividades mais estratégicas.

A diminuição do tempo necessário para executar o processo também vai reduzir o uso de recursos. Com a automatização, o processo de compras, por exemplo, torna-se mais rápido e, com isso, mais barato e mais lucrativo para o negócio.

 

Maior fiabilidade dos dados

Quanto mais manual é um processo, maior é a dificuldade que existe em garantir que as informações sejam corretas e seguras. Para quem é responsável pela cadeia de abastecimento, ter dados estritamente manuais pode significar contatos desatualizados, preços desfasados e, com isso, a perda de boas oportunidades de compra.

Com a automatização há mais garantias de que todos os parâmetros estejam dentro do esperado. Além disso, o número de erros diminui, o que também faz reduzir a necessidade de retrabalho, favorecendo a eficácia dos profissionais.

 

Uniformização de processos

Quanto mais automatizado é um processo, menores tendem a ser os desvios em relação à operação. É exatamente isso que garante ao negócio maior produtividade e que contribui para a melhoria dos resultados em geral.

Um dos benefícios da automatização é justamente a possibilidade de uniformização, que permite que determinado tipo de processos ocorra da mesma maneira e de uma forma contínua. Com isso, garante-se tanto a qualidade como o controlo, para que a equipa de gestão tenha completa visibilidade sobre o processo em questão.

Esta é uma característica que ajuda a que a empresa tenha rotinas repetíveis e escaláveis, sendo mais fácil repetir resultados considerados positivos. Na área de compras, por exemplo, torna mais fácil a identificação de novas oportunidades tão vantajosas como as anteriores, para que as aquisições sejam mais assertivas e garantam a qualidade necessária do produto ou serviço desejado.

 

Centralização de informações e de controlo

O uso de recursos para automatizar processos normalmente garante que as informações recolhidas sobre as compras permaneçam centralizadas, permitindo que a gestão acompanhe em tempo real a evolução de um determinado processo.

Mais do que isso, é possível garantir a integração com outras áreas do negócio. Dentro da cadeia de abastecimento, é possível garantir integração entre as áreas de compras, de stocks e de vendas graças à automatização. Dependendo do nível dos produtos vendidos e em stock, ficará visível a necessidade de realizar ou não novas aquisições.

Além disso, gera informações mais facilmente sobre as últimas compras, custo total do último mês, histórico de preços do fornecedor e assim por diante. A análise torna-se mais dinâmica e com a resposta mais rápida.

 

Incremento na transparência

A transparência corporativa é um dos pontos fundamentais para o sucesso. É necessário agir com clareza, por exemplo, perante os próprios clientes internos, bem como com os stakeholders e os próprios clientes.

Ao estabelecermos parâmetros adequados e utilizando a automatização, reduz-se o risco da interferência humana produzir resultados indesejados e que prejudiquem o negócio. Se um gestor de compras utilizar uma solução de automatização de compras, por exemplo, vai conseguir justificar de forma transparente a escolha de determinado fornecedor.

 

Melhoria na tomada de decisão

Outro ponto muito importante é que a automatização de processos também contribui para a otimização da tomada de decisão, pois esta fica mais assertiva se houver dados confiáveis. Um gestor de compras consegue antever com mais precisão qual o momento de aproveitar determinada oferta ou quando deve renegociar com fornecedores atuais.

 

Aumento da competitividade

Todos esses fatores contribuem para que, no final, o negócio seja considerado mais competitivo em relação aos concorrentes. Em primeiro lugar, a tomada de decisão mais assertiva garante que sejam examinadas e aproveitadas ótimas oportunidades no momento certo.

Do ponto de vista das compras B2B, todas estas características também ajudam a evitar a falha de abastecimento, assim como material empatado em stock. Desta forma, o negócio capta mais recursos e  posiciona-se melhor no mercado.

 

5 dicas para o sucesso da automatização de processos 

Por mais benéfica que a automatização de processos seja, é fundamental considerar que precisa de ser feita com cuidado para que se tenha sucesso. Um deslize pode significar resultados abaixo do esperado, que não têm a ver com a solução de automatização em si, mas sim com a sua execução.

Verifique as 5 dicas para garantir que o seu negócio beneficia completamente deste tipo de solução:

 

Monte uma equipa de apoio

A equipa de apoio deve ser composta pelos profissionais que ficarão responsáveis por orientar os outros sobre a solução de automatização. Dentro de uma área de compras, é possível que o gestor selecione algumas pessoas que vão dar orientações e tirar dúvidas aos outros profissionais para que a utilização seja a melhor possível.

Dependendo do caso, a gestão pode escolher uma equipa externa de apoio, como por exemplo o suporte da própria fornecedora da solução. Tenha em atenção que nem sempre esta opção está disponível e que, na maioria das vezes, significa um gasto extra à aquisição da solução.

 

Documente todas as mudanças

A automatização de processos pode ser bastante complexa dependendo das características da empresa. Um negócio que faça compras com base em toneladas não se pode dar ao luxo de errar e perder uma grande quantia de dinheiro.

A automatização precisa de atender o máximo possível de critérios da empresa, sendo que podem também aparecer ajustes imprevistos. É necessário ter em consideração que a documentação de qualquer mudança é importante para a avaliação da gestão.

Imagine que a sua área decide adquirir uma solução de automatização, mas precisa de fazer algumas mudanças para que funcione perfeitamente e de maneira personalizada. Meses depois, os parâmetros são modificados e a empresa precisa de fazer a mudança no processo de automatização. Contudo, as instruções não se encaixam, porque o processo original foi modificado. Sem documentação, é possível que seja necessário desfazer todas as alterações, o que leva a perda de tempo e, consequentemente, ao aumento dos gastos.

Posto isto, garanta que toda a transição é devidamente documentada, incluindo as falhas, mudanças e outros pontos que merecem atenção. Este comportamento tornará a utilização muito mais adequada e facilitará a implementação de futuras melhorias.

 

Comece pelos processos mais simples

Por mais que a automatização seja robusta o suficiente para garantir a funcionalidade de processos complexos, se começar a transição a partir dos mais difíceis tudo se torna mais complicado.

Inicie a automatização pelos processos mais simples, como o registo ou a pesquisa de fornecedores. Depois disso, passe para a automatização da seleção de propostas ou para a gestão de pedidos. Por fim, parta para as etapas mais complexas, como a integração com sistemas de gestão, os chamados ERPs.

 

Atribua responsáveis

Assim como acontece com qualquer processo importante para o negócio, a automatização precisa de ter responsáveis específicos para o seu sucesso. Este tipo de definição garante um controlo adequado e assertivo de toda a gestão de mudança, evitando complicações.

Os gestores, por exemplo, podem ser os responsáveis por garantir que as suas respetivas equipas começam a utilizar corretamente a solução. A equipa de apoio fica responsável por ajudar nesse processo, enquanto o gestor da área se responsabiliza por toda a mudança de uma maneira geral.

Nesta etapa, a comunicação é muito importante para que todos fiquem cientes de como proceder. Determine os indicadores e as ferramentas de controlo através dos quais os responsáveis poderão acompanhar o processo e alerte sempre para a necessidade de documentação.

Com os resultados integrados, ficarão mais visíveis os pontos de dificuldade, aquilo que ainda exige atenção e o que não funcionou e precisa de ser alterado. Sem este tipo de delegação de responsabilidade, é mais difícil atingir todos os níveis hierárquicos envolvidos na mudança.

 

Evite a pressa

Por mais que o ganho de tempo seja um dos benefícios de uma solução de automatização de processos, é muito importante não ter pressa no processo relativo a essa mudança.

Se escolher à pressa uma solução para ser implementada, aumentam as hipóteses de que não seja completamente adaptada às necessidades da sua área de compras. Por outro lado, se implementar à pressa, corre o risco de não conseguir aproveitar todos os benefícios envolviados.

Desta forma, é muito importante planear e ter em consideração que, quanto mais complexa é a solução, maior será o tempo de implementação. O que fazer quanto a isso? Procure uma solução que se integre facilmente e que também seja intuitiva de usar.

Mesmo assim, é importante lembrar-se que é necessário dedicar algum tempo ao processo para que este possa ser considerado um sucesso no final. Os resultados não surgem de uma maneira imediata e é preciso ter uma visão de futuro para compreender que a solução é um investimento que se vai pagando ao longo do tempo.

 

Ao colocar estas dicas em prática, é provável que o negócio se mostre mais competitivo, lucrativo, transparente e robusto. 

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Adaptado de: blog.me.com.br