O mercado actual é muito competitivo, na maior parte dos setores as empresas concorrem pela atenção e preferência do cliente. E para conseguir atingir o alvo, a palavra de ordem é produtividade: automatizar processos para fazer mais, em menos tempo, com custos menores e com uma qualidade melhor.

Mas como chegar a este objetivo? Leia o nosso artigo e fique a conhecer os benefícios da automatização de processos para a sua empresa, bem como a sua importância.

 

A importância da automatização de processos

 

A automatização de processos é nada mais do que a racionalização e otimização das atividades que geram os resultados de uma organização. O principal objetivo é otimizar a produção: reduzir o trabalho e o tempo utilizados para a execução, diminuir custos e substituir tarefas manuais por software que as execute.

Quando implementada, a automatização de processos garante os seguintes resultados:

• A produção torna-se mais rápida, garantindo a satisfação do cliente, que recebe sua mercadoria ou serviço num prazo inferior. Além disso, a empresa pode conseguir mais contratos, uma vez que consegue executá-los num tempo reduzido;

 

• A qualidade é garantida, pois, num sistema racionalizado, a quantidade de erros é mínima e podem ser corrigidos com facilidade, e o aperfeiçoamento da técnica favorece a redução de custos, já que tanto a diminuição do tempo quanto a menor ocorrência de erros poupam recursos da empresa;

 

• A empresa tem um lucro maior, uma vez que, se o processo permite economizar: possibilita-se a satisfação de uma quantidade maior de consumidores no mesmo período de tempo.

 

Portanto, a automatização de processos é um instrumento que alia tecnologia da informação à gestão de negócios, com o objetivo de otimizar os resultados da empresa e contribuir para que ela alcance os seus objetivos globais.

Para ficar ainda mais claro como a automatização de processos contribui para o seu negócio, selecionámos os seus principais benefícios:

 

1. Facilita o acesso e circulação da informação

 

Uma das partes importantes da automatização de processos é a substituição de atividades manuais por um software específico. Com esta mudança, as informações usadas pelo sistema ficam disponíveis a todos os setores da organização, facilitando o acesso às mesmas e a sua aplicação.

Isto evita que um departamento dependa da partilha de informações realizado por outro, permite a consulta de dados de forma simples, evita falhas de comunicação e, principalmente, dá aos gestores uma visão mais ampla do negócio.

 

2. Diminui os custos com a produção

 

Além de promover um processo mais racional e facilitar a correção de erros à medida que eles aparecem, a automatização gera uma poupança considerável e reduz todo tipo de desperdício que pode ocorrer numa organização: de tempo, de dinheiro, de esforços e de recursos.

Uma automatização detalhada é capaz de mapear os processos e identificar tanto os pontos de ineficiência e desperdício quanto os que atrasam a produção. E as correções feitas a partir desses dados maximizam os resultados.

Outro ponto importante é que a automatização centraliza os dados e permite que eles sejam acessíveis de forma automática por diversos setores, evitando que os funcionários gastem tempo com atividades repetitivas ou com trabalho a dobrar. Assim, é possível deslocar funcionários e colaboradores para atividades mais produtivas e estratégicas.

 

3. Possibilita uma gestão segura e eficaz

 

A racionalização e transparência dos processos, assim como a disponibilidade das informações organizadas numa única plataforma permitem que os gestores da empresa tenham uma visão mais abrangente do funcionamento da organização.

A partir dessa nova perspectiva, a capacidade de compreender e integrar os processos internos e externos é ampliada, já que as decisões que precisam de ser tomadas baseiam-se numa maior base de conhecimento, com o objetivo de aumentar as probabilidades de eficácia.

Dessa forma, definir os pontos que devem ser melhorados, as partes do processo que devem ser eliminadas e a alocação de colaboradores para melhores resultados otimiza a rotina de trabalho e garante melhores resultados.

 

4. Reduz o tempo de trabalho

 

A racionalização dos processos, o acesso à informação, a comunicação facilitada e principalmente a informatização de tarefas simplifica a realização das atividades diárias.

Sem a necessidade de realizar atividades puramente burocráticas ou manuais, o tempo de realização das tarefas é reduzido substancialmente. Além disso, os colaboradores podem passar a focar a sua energia e esforço nas suas funções principais, o que permite o melhor aproveitamento do capital humano.

 

5. Possibilita novos investimentos em prospecção

 

Com a redução dos custos de produção, a empresa pode destinar seus recursos a algo essencial para o crescimento de qualquer organização: a conquista de novos clientes.

Porém, ao mesmo tempo em que a automatização de processos permite que isso aconteça, já que economiza recursos, ela reduz a necessidade de investir em grandes ações de marketing.

Parece contraditório, mas é simples: ao produzir mercadorias ou serviços de forma otimizada, a empresa consegue oferecer ao mercado um produto de melhor qualidade, preço mais acessível e entrega num prazo mais curto.

O resultado disto? A satisfação do cliente. E um consumidor satisfeito, como se sabe, não apenas traz retorno, mas principalmente recomenda o serviço ao seu círculo de influência. 

 

6. Maior competitividade

 

Um processo racionalizado e documentado facilita a revisão permanente e tem como consequência o aperfeiçoamento dos processos. Dessa forma, é mais fácil fazer alterações que agilizam a produção ou que incorporam novas tecnologias, contribuindo para o resultado final.

Isto leva à criação de um ciclo de aperfeiçoamento–avaliação–aperfeiçoamento que permite a aplicação de práticas melhores e inovadoras nos processos seguintes, aumentando assim o nível de competitividade da empresa.

Além de chegar ao consumidor com mercadorias ou serviços de qualidade superior, a empresa desenvolve uma excelente reputação no mercado, o que agrega valor ao seu produto. O resultado é o aumento do lucro.

 

7. Garante compliance

 

Não é possível garantir que as normas legais e regulamentares, assim como políticas e diretrizes, sejam seguidas por todos sem antes incorporar práticas de compliance na cultura da empresa.

Com a automatização dos processos de compra, tudo o que é  feito passa a estar em conformidade com as normas estabelecidas. Todas as ações realizadas dentro de uma plataforma eletrónica ficam registradas para consulta posterior através de um histórico, que também poderá ser usado em futuras auditorias.

Além de praticidade, poder de gestão, diminuição de custos, economia de tempo e savings, a automação dá ao comprador autonomia e compliance, uma vez que ele se enquadra dentro das regras sem esforço – e sem riscos.

Adaptado de: blog.me.com.br

 

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