As áreas de compras das empresas tem um destaque cada vez maior devido às suas funções estratégicas. Se antes o setor era visto apenas como operacional, responsável por aquisições dos mais diversos bens e serviços, hoje as suas ações tem impacto direto nos números. Isto porque, atualmente, a área é diretamente responsável pela diminuição de custos e, por consequência, colabora para o crescimento do negócio. Essa redução é fundamental, e é por isso que rever e organizar processos é uma das chaves para atingir resultados significativos.
O papel das compras na empresa: negociação e estratégia
Em tempos o setor de compras realizava cotações com dois ou três fornecedores e finalizava o processo de aquisição com o que oferecia o menor preço. Hoje em dia, esse universo de compras tem mais ênfase em negociação e inteligência.
Já pensou nas vantagens de traçar uma estratégia para aquisição de itens em maior volume e, assim, mais poder de negociação? Ou então, em como a negociação pode progredir com o fornecedor mais adequado para determinado produto ou serviço? Tudo isto é possível graças à tecnologia.
Leia abaixo algumas ideias para o ajudar a si e à sua empresa a descomplicar e otimizar o processo de compras:
1. Adote uma plataforma de comércio eletrónico B2B
Algumas áreas de compras ainda seguem o modelo tradicional de cotações que gera uma grande carga operacional – seja por não atingir o número suficiente de propostas ou por sobrecarregar a empresa com processos lentos. O modelo antigo é limitado, demorado e, por isso, pode ser mais dipendioso. É aqui que entra a plataforma eletrónica. Com ela, automatizar processos e procurar fornecedores diferentes de uma única vez torna-se totalmente viável. Para conseguir economizar mais, ter mais controle ou melhorar a colaboração entre os seus fornecedores, as soluções B2B podem ser uma boa aposta para a sua empresa.
As transações eletrónicas minimizam o trabalho operacional e deixam os compradores livres para as negociações. Elas reduzem, em média, 15% dos custos totais de operação.
2. Mantenha um catálogo de itens menores e do dia a dia
A negociação de bens básicos, como material de escritório costuma tomar mais tempo do que o necessário. Por isso, vale a pena criar um catálogo com esses produtos ou commodities, de forma a que seja possível ter mais tempo para dedicar às negociações mais estratégicas da sua empresa. Quanto mais tempo economizar em tarefas rotineiras, maior o volume de poupança possível. Outra solução é o outsourcing das aquisições de itens não estratégicos para que possa focar-se apenas nas compras que impactam diretamente o negócio.
3. Não subestime compras menores relacionadas com a sua operação
O barato pode sair caro. Por isso, prefira adquirir produtos e serviços de qualidade. Se tem uma fábrica que depende de maquinaria pesada para funcionar, é certo que as peças são fundamentais. Não se limite a negociar preços nesses casos. Fique atento não só à qualidade do que compra, mas também ao atendimento que o seu fornecedor presta. Nesse caso, contar com bons parceiros para ter suporte sempre é essencial.
4. Procure o máximo de informação possível
Em geral, quem tem mais informação tem mais poder nas negociações. Seguindo esta lógica, procure conhecer a fundo toda a composição de custo de cada um dos produtos. Isto permitirá entender a variação dos custos do seu fornecedor e evitar, assim, aumentos sem justificação ou com explicações dúbias. Monte a composição de custo de um dos materiais a serem negociados, especificando, por exemplo, o peso de cada matéria prima contemplada. Ao negociar com os seus fornecedores, apresente os valores previstos e mostre que domina os gastos e investimentos relacionados a produção. Assim, é possível negociar com mais transparência durante todo o processo.
5. Aproveite as vantagens dos leilões invertidos
Itens específicos e de alto valor podem ser negociados por um leilão invertido. Estes permitem publicar necessidades de compras numa plataforma eletrónica, enquanto todos os fornecedores são convidados a participar. Ao contrário do convencional, no leilão invertido os fornecedores licitam num sentido decrescente até atingirem o seu limite de menor preço. Desta forma, consegue negociações rápidas, com auditabilidade, transparência e tem uma maior probabilidade de conseguir o menor preço. Com leilões invertidos, muitas empresas conseguem economizar até 35% do valor inicial do produto.
Lembre-se, no entanto, que o preço não deve ser o único factor quando a aquisição for de produtos e serviços ligados ao seu core business. Nesses casos, qualidade, suporte do parceiro e atendimento tem mais peso e devem ser combinados para definir o melhor fornecedor.
Adaptado de: blog.me.com.br
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