A sua equipa de compras queixa-se de falta de autonomia para selecionar os fornecedores? O seu cliente interno diz que se fosse ele a comprar era mais rápido? Os fornecedores controlam a negociação por causa da localização geográfica? Leia abaixo algumas ideias para organizar a sua estrutura de compras de acordo com a sua realidade – e com o tipo de aquisição.
Compras empresariais: possíveis estruturas
A estrutura de uma área de compras pode ser centralizada, descentralizada ou híbrida. Para decidir por que caminho irá cada tipo de compra, a empresa deve considerar fatores como os requisitos da compra, a localização geográfica ou o potencial de saving. Sem essa análise, corre o risco de não usar a equipa certa na negociação.

Que tipos de estrutura de compra existem?
Centralizada
Uma área de compras centralizada é responsável por todas as aquisições, negociação de contratos, gestão de stocks, aprovação de compras locais e definição de procedimentos gerais de compra das várias empresas do grupo.
Esta centralização traz vantagens:
- O poder de negociação aumenta com a agregação de necessidades dos vários clientes internos, reduzindo não apenas os preços unitários, como o custo total da aquisição;
- A equipa das compras é especializada e está focada em atingir os melhores preços;
- Os fornecedores locais têm menos influência, permitindo uma negociação com parceiros que podem ser mais vantajosos.
Contudo, também tem desvantagens:
- O tempo de aquisição não é tão ágil, devido ao excesso de processos e à burocracia;
- Além disso, há falta de foco no cliente interno, o que pode impactar no resultado final. A necessidade e a urgência do cliente interno podem não ser tão importantes para a área de compras centralizada, que tem múltiplos clientes para satisfazer;
- A comunicação com o cliente interno pode falhar, levando à perda de tempo na negociação, seleção de fornecedores incorreta, especificações incompletas e, consequentemente, compras deficientes.

Descentralizada
A área de compras descentralizada, por sua vez, segue as diretrizes da empresa e está subordinada à gestão da unidade de negócio. O objetivo é comprar material e serviço ao menor preço e/ou específicos e/ou fornecidos pelo mercado local e/ou urgentes.
Algumas das vantagens de descentralizar a compra são:
- A responsabilidade do custo e produtividade é da equipa de compras local;
- O cliente interno tem maior controlo sobre o processo, uma vez que a compra é feita localmente;
- A resposta é mais rápida, pois o cliente interno pode pressionar o comprador;
- A comunicação entre cliente interno e comprador é mais eficiente, uma vez que trabalham próximo um do outro;
- Os compradores locais conhecem o mercado local e mantém boas relações com fornecedores, que podem ser úteis nas compras.
Como desvantagens, podemos apontar:
- A pressão que o cliente interno e o fornecedor fazem podem afetar o custo final;
- As prioridades do cliente interno e do comprador são diferentes: o primeiro quer apenas garantir que o produto/serviço fica disponível quando for necessário, com a maior qualidade possível; o segundo tem de se preocupar ainda com o preço e com a variedade de opções de fornecedores;
- A pressão do tempo e a diversidade de material/serviço a comprar não permitem que a equipa de compras se especialize numa determinada área de negócio;
- A escala de compras local não suporta salários adequados a um comprador profissional, o que pode afetar o nível de qualificação dos compradores da área de compras;
- Baixa agregação de compras não permite savings grandes.

Então, qual é a melhor solução para compras empresariais? Centralizar ou descentralizar?
O sistema híbrido – centralizado e descentralizado – parece ser a solução. As categorias de compra que representam o maior valor adquirido são centralizadas e as de menor valor, compradas para a operação do dia-a-dia (ex. economato, limpeza, manutenção) são descentralizadas.
Para conseguir definir quem da sua estrutura de compras irá tratar de que tipo de aquisição, comece por responder às seguintes questões:
- O que é que vou comprar? – para saber se precisa de uma equipa especializada de compra ou se a categoria não é complexa;
- Para quem é que vou comprar? – para determinar se poderia beneficiar de uma aquisição em larga escala ou não;
- Qual é o objetivo da minha compra? – compra esporádica, negociação ou renegociação de contrato, investimento, etc. Para cada tipo de compra existe um método e um tipo de comprador mais adequados.
O truque está em conhecer os processos internos de compras, analisar os dados e estruturar um modelo que seja adequado. Caso precise de ajuda externa, pode sempre contratar um serviço de consultoria para facilitar esse levantamento e análise e construir um plano para tirar o melhor partido possível das compras da sua empresa.
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