Se trabalha em empresas de média ou grande dimensão, com certeza já teve contacto com o departamento de compras. É esse sector que todas os colaboradores recorrem quando precisam comprar algum serviço ou produto para auxiliar nas tarefas ou mesmo para as compras ligadas ao processo produtivo da organização. Mas como fazer das compras um sector estratégico?

Contudo, as pessoas ainda vêem os profissionais de compras de forma equivocada. A sua reputação é “a pessoa que negoceia e consegue preços baixos com fornecedores” ou que trabalha em “um sector de suporte”. Isso ocorre por conta do pouco esclarecimento sobre a importância do departamento de compras para uma empresa.

Abaixo, enumeramos algumas dicas de como ter um sector de compras mais estratégico, confira!

Tarefas do departamento de compras

Compradores mais estratégicos

O comprador tem diversas tarefas a cumprir no dia a dia e um propósito claro dentro da empresa: redução de custos garantindo a aquisição do melhor produto ou serviço. Veja algumas dessas tarefas:

Contacto com os fornecedores

A primeira atribuição dos compradores é ter uma boa gestão de fornecedores. Uma vez que o sector tem conhecimento do que é necessário adquirir, tanto em matéria-prima quanto em equipamentos e serviços, é hora de começar a cotação.

O sector de compras deve ter uma boa base de fornecedores. Antes de qualquer aquisição, é preciso ter em conta, desde o preço até questões de compliance e normas da empresa. Apenas com todos esses requesitos cumpridos é que se deve fazer o pedido de compra.

A matéria-prima e os equipamentos de trabalho são fundamentais para todo negócio. Sem eles, não é possível entregar o produto final. Em empresas pequenas, o dono ou gestor pode tentar lidar com essa parte directamente. Por outro lado, quando se trata de empresas maiores, é melhor ter uma equipa dedicada e especializada em compras.

Avaliação do desempenho das compras

como escolher os melhores parceiros?

Quando se fala em “desempenho das compras”, refere-se ao quanto cada aquisição influencia na performance da empresa como um todo:

• Melhora o produto final?
• Aumenta a satisfação dos clientes?
• Interfere no retorno do investimento?
• Cumpre as regras de compliance?

Pensar estrategicamente é essencial para responder a essas e outras questões relacionadas. Por exemplo, se muitas reclamações forem reportadas com relação ao produto final ou se inúmeros fornecedores não atendem às regras e políticas da empresa, é hora do departamento de compras rever a sua base de fornecedores.

O trabalho de avaliação e reavaliação de actividades deve ser constante para melhorar o funcionamento do sector de compras. Um bom gestor deve acompanhar o feedback do seu serviço e entender o que pode ser melhorado, mesmo que não haja nada aparentemente errado.

Produção de orçamentos internos

Uma das principais funções do sector de compras é produzir e avaliar as requisições internas. Por exemplo, quando um pedido é realizado, pode ser que informações sobre estimativa de custos já tenham sido fornecidas anteriormente. Este e outros factores precisam ser aprovados e analisados pelos compradores, tais como a necessidade imediata da compra, o quanto aquela aquisição irá impactar no negócio da empresa, o budget disponível e quais os outros pedidos que estão na fila.

Os compradores também podem apresentar uma contraproposta para o pedido, estimando prazo, oferecendo um produto alternativo, encontrando um fornecedor melhor ou apenas estabelecendo um tecto de custo para uma nova proposta. De todos os sectores, esse é o mais qualificado para gerar esses orçamentos.

Definição dos KPIs de compras

KPI é uma sigla em inglês para Key Performance Indicator. Muito utilizada na esfera corporativa, refere-se a “Indicadores-Chave de Performance” e ajuda a medir o desempenho de uma companhia.

Cada sector da empresa tem seus próprios KPIs, pois eles medem o progresso de forma diferente. No sector de compras, esses indicadores podem ser:

• Savings
• Quantidade de pedidos atendidos por mês
• Número de compras de reposição
• Índice de satisfação dos clientes (outros sectores), entre outros

Ter os KPIs bem definidos é uma acção importante para todos os sectores. Sem eles, o progresso não é medido ou são avaliados dados irrelevantes para a organização.

Os índices estabelecidos pelos compradores importam para toda a empresa, uma vez que são ligados directamente ao custo de produção da empresa.

No próximo artigo damos-lhe mais dicas em como fazer das compras um sector estratégico. Não deixe de ler!

Já colocou em prática alguma destas dicas na sua empresa? Quer saber mais sobre as nossas soluções?