As soluções digitais costumam ser as que apresentam os resultados mais consistentes, agilizando operações e reduzindo custos. No segmento de compras, o e-procurement é a solução digital mais adotada e tem como objetivo otimizar o processo de compras de produtos das empresas.
Confira a seguir 7 benefícios que a utilização de soluções de e-procurement oferece às empresas que o adotam para a sua gestão!
E-procurement: 7 benefícios
1. Redução de custos
Uma das melhores maneiras de otimizar a gestão da sua empresa é reduzir custos. Com a adoção de uma solução de e-procurement, é possível gerir os gastos e economizar mais tempo nas operações de aquisição, em comparação com os métodos tradicionais de cotação.
Para compreender melhor a eficiência do e-procurement no que se refere à redução de custos operacionais, basta pensar, por exemplo, nos gastos mensais com telefone e papel para realizar as cotações junto dos fornecedores.
2. Otimização de processos
Outro benefício deste tipo de solução é a agilização de todos os processos internos e externos relacionados com compras, pois tudo passa a ser automatizado. A ferramenta encarrega-se do envio de requisições, cotações, pedidos de compras, entre outras funcionalidades.
Todas estas funções são acompanhadas pelo tracking de transações, possibilitando ao gestor monitorizar todas as atividades dos compradores e dos fornecedores, desde o envio da requisição até à entrega das compras. Assim, a gestão da empresa sabe facilmente se as ordens de pedidos serão expedidas dentro do prazo acordado e conforme o calendário de produção.
3. Comunicação mais segura
As soluções de e-procurement também podem ser utilizadas para a troca de informações de compras entre fornecedores e compradores. Usar a tecnologia da internet em vez de recorrer aos métodos tradicionais de comunicação torna muito mais segura a negociação e o registo da comunicação feita entre compradores e fornecedores.
Outro ponto positivo na disponibilização e acessibilidade da informação é ficar tudo preparado para uma possível auditoria. O fluxo de informação bem controlado e com conteúdo substancial permite que sejam recolhidos dados precisos para averiguar a situação fiscal da empresa, facilitando os procedimentos de uma auditoria.
O departamento de compras envolve-se com custos que podem definir as diferenças entre os lucros e os prejuízos da empresa. Por isso, é preciso, acima de tudo, obter o máximo de transparência nas aquisições. Se a contabilidade pretender efetuar uma avaliação mais rigorosa e detalhada, a solução de e-procurement irá dispor de todos os dados armazenados e acessíveis para a criação de relatórios.
4. Maior eficiência
Cotações enviadas por meios tradicionais costumam ser muito menos eficientes, sendo necessário digitar todos os preços recebidos nos orçamentos em várias folhas de cálculo. A cotação eletrónica evita esse gasto desnecessário de tempo no processo de compra.
Há ainda situações em que as ordens de compra não são efetuadas dentro do prazo e as datas de envio e de entrega atrasam, afetando a aquisição de produtos e serviços. Nesse caso, a solução de e-procurement pode ser essencial para garantir o desenvolvimento satisfatório dos processos logísticos da empresa.
5. Melhores preços
Se esta tecnologia for adotada pelas áreas de compras, as empresas fornecedoras serão forçadas a trabalhar com preços mais competitivos. As ofertas deverão vir acompanhadas de detalhes sobre proposta, qualidade e entrega do produto ou serviço desejado pela empresa compradora. Por sua vez, os profissionais de compra terão propostas mais concretas de fornecimento e, na hora de decidir pelos melhores fornecedores, têm em mãos informação mais fiável para fazer a escolha.
6. Segurança
Outro benefício que o e-procurement oferece é a segurança nas operações de compra. O sistema automatizado e mais seguro do e-procurement ajuda a coibir a prática de atos indevidos durante o processo de compras corporativas.
7. Decisões estratégicas
Utilizando este tipo de solução, os gestores da área de compras têm acesso a dados fornecidos por um relatório de Business Intelligence (BI). As métricas fornecidas pelo o e-procurement, por exemplo, ajudam a:
- Avaliar o desempenho dos fornecedores e dos próprios compradores;
- Analisar o saving obtido (valor necessário para reduzir custos de forma efetiva);
- Aperfeiçoar a logística do produto adquirido;
- Melhorar o planeamento estratégico.
Ou seja, a solução de e-procurement ajuda não apenas à otimização do processo de compras em si, como também à tomada de decisões para o seu negócio.
Adaptado de: blog.me.com.br
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