5 ideias para tornar o sector de compras mais eficiente

Um dos maiores objectivos das empresas é aumentar a eficiência nas compras, pois este sector de compras das empresas está cada vez mais em evidência por causa das suas funções estratégicas. Se antes a área era vista apenas como operacional, responsável por aquisições dos mais diversos produtos e serviços, hoje, as suas acções têm impacto directo nos números. Isso porque, actualmente, a área é directamente responsável pela diminuição de custos e, por consequência, colabora para o crescimento do negócio. Essa redução é fundamental, ainda mais em tempos de economia instável, quando conquistar novos clientes é um desafio a mais. É por isso que rever e organizar processos é uma das chaves para atingir resultados expressivos.

Se antes o sector de compras realizava cotações com dois ou três fornecedores e finalizava o processo de aquisição com o que oferecia o menor preço, hoje em dia, esse universo de compras tem mais ênfase em negociação e inteligência, moldando a área para o conceito de Compras 4.0. Já pensou nas vantagens de planear uma estratégia para aquisição de itens em maior volume e, assim, conseguir negociações melhores? Ou então, em como a negociação pode progredir com o fornecedor mais adequado para determinado produto ou serviço? Tudo isso é possível graças à tecnologia do Mercado Eletrônico.

Apresentamos agora o TOP 5 Ideias para ajudar a sua empresa a simplificar e optimizar o processo de compras: 

 

1. Para potenciar eficiência nas compras – adopte uma plataforma de comércio eletrónico B2B

Alguns sectores de compras ainda seguem o modelo tradicional de cotações que gera uma grande carga operacional – seja por não atingir o número suficiente de propostas ou por onerar a empresa com processos lentos. O modelo antigo é limitado, demorado e, por isso, pode ser mais custoso. É aí que entra a plataforma eletrónica. Com ela, automatizar processos e procurar fornecedores diferentes de uma única vez torna-se totalmente viável. Para conseguir economizar mais, ter mais controlo e governança ou melhorar a colaboração dos seus fornecedores, as soluções B2B podem ser uma boa medida para sua empresa. Isso pois as transações eletrónicas minimizam o trabalho operacional e deixam os compradores livres para as negociações. Reduzindo, em média, 15% dos custos totais de operação.

2. Mantenha um catálogo de itens menores e do dia a dia

A negociação de produtos básicos, como material de escritório, costuma levar mais tempo do que o necessário. Por isso, vale a pena criar um catálogo com esses produtos ou commodities, o que ajuda o sector de Compras a ter mais tempo dedicado às negociações estratégicas da empresa. Aqui aplica-se a máxima de que quanto mais tempo economizado em tarefas de rotina, maior o volume de dinheiro no caixa. Outra possibilidade é terceirizar as aquisições de itens não estratégicos e focar apenas nas compras que impactam directamente o negócio.

3. Não subestime compras menores relacionadas com a sua operação

Para chegar ao máximo da eficiência nas compras, por vezes o barato pode sair caro. Por isso, prefira adquirir produtos e serviços de qualidade. Se tem uma fábrica que depende de maquinaria pesada para funcionar, é certo que as peças são fundamentais para si. Não tente negociar apenas por preços nesses casos. Fique atento não só à qualidade do que compra, mas também ao atendimento que o seu fornecedor presta. Nesse caso, contar com bons parceiros para ter suporte sempre é válido.

4. Busque o máximo de informação possível

Em geral, quem tem mais informação, tem mais poder nas negociações. Seguindo essa lógica, nos itens da curva A, ou seja, aqueles mais importantes ou com maior impacto, tente conhecer a fundo toda a composição de custo de cada um dos produtos. Isto permitirá entender a variação dos custos do seu fornecedor e inibir, assim, aumentos sem justificativa ou com explicações dúbias. Conhecido como “modelo aberto” é uma poderosa ferramenta para isto. Monte a composição de custo de um dos materiais a serem negociados, especificando, por exemplo, o peso de cada matéria prima contemplada. Ao negociar com os seus fornecedores, apresente os valores previstos na folha de cálculo e mostre que domina os gastos e investimentos relacionados à produção. Assim, é possível negociar com mais transparência durante todo o processo.

5. Aproveite as vantagens dos leilões invertidos para uma maior eficiência nas compras

Itens específicos e de alto valor podem ser negociados por um leilão reverso. Nele, é possível publicar demandas de compras numa plataforma eletrónica, enquanto todos os fornecedores são convidados a participar. Ao contrário do convencional, no leilão invertido os fornecedores dão lances decrescentes até atingirem seu limite de menor preço. Dessa forma, o sector de compras faz negociações rápidas, com auditabilidade, transparência e tem mais chances de conseguir o menor preço. Com leilões invertidos, muitas empresas conseguem economizar até 35% do valor inicial do produto. Mas, lembre-se: o preço não deve ser o único diferencial quando a aquisição for de produtos e serviços ligados ao seu core business. Nesses casos, qualidade, suporte do parceiro e atendimento têm mais peso e devem ser combinados para definir o melhor fornecedor.

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