Se a gestão de compras era antes encarada como dispensável pelas organizações, hoje ela é considerada uma ferramenta estratégica que promove, entre outras coisas, a redução de custos das empresas. Isto é possível em virtude da gestão de cotações, solicitações, inspeção de qualidade, recebimento de mercadorias e SLAs de atendimento, garantindo que o processo seja o mais eficiente possível.
Quer saber como gerir as compras da sua empresa, evitar trabalho em duplicado e garantir produtividade e economia no setor? Leia abaixo as nossas dicas.
Como aumentar a eficiência na gestão de compras?
As compras podem representar até 50% do custo total de uma organização, assim, as poupanças nesse setor são fundamentais para a vertente financeira de uma empresa. É importante que a área de compras trabalhe em conjunto com outras, otimizando os recursos existentes, satisfazendo as necessidades internas e aumentando os lucros financeiros.
No entanto, existem alguns elementos importantes que devem ser considerados pelos profissionais de compras. O objetivo principal é a aquisição de produtos e serviços de qualidade, que cumpram as especificações do solicitante, tenham um bom preço e sejam entregues no prazo acordado.
Estabeleça metas e objetivos
Antes de iniciar o processo de compra, devem ser bem estabelecidos os objetivos e metas a serem alcançados. Para isso, reúna os dados relativos às suas necessidades, os dados sobre o valor gasto em determinado período e o quanto se espera de saving. Desta forma, é possível chegar a uma meta mais realista.
Tenha um controlo rígido dos produtos
Para evitar gastos desnecessários, o setor de compras deve fazer um bom monitoramento dos produtos em stock, analisando também os materiais essenciais para a performance do negócio. É recomendado também a adoção de um software de automação de processo de compras, que traz mais eficiência aos processos.
Desta forma, obtém uma visão mais clara do seu stock, das vendas realizadas e do tempo de reabastecimento de produtos, para evitar despesas com a aquisição de outros sem que haja necessidade.
Faça a gestão de fornecedores e tenha um bom relacionamento com eles
Para ser eficiente, a gestão de compras deve realizar o controlo e ter um bom relacionamento com os seus fornecedores. A empresa deve manter uma base de fornecedores homologados e correctamente registados, uma vez que estes podem oferecer vantagens competitivas e negociações melhores.
Pesquise orçamentos
Promover uma boa cotação nem sempre é fácil e, geralmente, requer muita negociação e pesquisa pelos melhores preços e condições. No entanto, este é um procedimento fundamental para que a empresa consiga reduzir custos.
É importante considerar que, no processo de cotação, o preço não deve ser o único critério. Tentar economizar na compra sem ter em conta a qualidade do produto ou da entrega pode acabar a custar mais à empresa. Falta de material causada por atrasos na entrega, por exemplo, pode gerar grandes prejuízos e paralisações na linha de produção.
Mantenha as áreas de compras e stock bem alinhadas
Um stock parado representa custos de armazenamento e risco de perda de mercadorias, seja por falhas decorrentes do tempo de espera ou pelo fim prazo de validade. Em contrapartida, a falta de materiais também reduz os rendimentos ou pode até causar prejuízos maiores para a empresa.
As áreas de stock e de compras devem trabalhar em conjunto, para conseguir fazer a oferta máxima de produtos com o menor stock possível. Vale a pena analisar os históricos de compras e vendas, bem como fazer uma previsão de necessidades, calculando qual o stock seguro. Dessa forma, a empresa oferece um bom atendimento e não precisa aumentar o budget para armazenamento.
Analise as vendas da empresa
Ter um bom controlo das vendas realizadas e manter os dados atualizados é fundamental para aumentar a eficiência da gestão de compras. Logo, é possível identificar os produtos que tem mais saída, os materiais oferecidos e saber quais mercadorias que são vendidas em determinado período de tempo.
Com base nesses dados, o comprador pode analisar outras questões, como valor médio pago por produto e por fornecedor, total das compras mensais e o melhor fornecedor para cada produto. Além disso, essas informações permitem fazer a previsão de vendas, que deve se basear no lucro bruto, projetando a quantidade de produtos necessária.
Aplicando essas dicas no seu dia a dia, é possível tomar decisões baseadas em dados claros e realizar as compras da sua empresa com inteligência, considerando o orçamento mensal disponível e as melhores opções. Vale a pena referir ainda que cabe ao setor de compras informar o sector financeiro a respeito da aceitação, rejeição e cancelamento de pedidos de produtos ou mercadorias. Por fim, é recomendado acompanhar os pedidos que estiverem em transporte.
Como reduzir os custos?
Além de melhorar a eficiência da gestão de compras e, com isso, eliminar custos derivados de questões operacionais, também é possível economizar nas despesas da empresa com algumas boas práticas, como:
- Comprar em grande quantidade: produtos que têm maior procura podem ser comprados em grande quantidade para que seja possível negociar preços melhores;
- Ter mais de um fornecedor: apesar de ser interessante optar por um fornecedor específico, o melhor é sempre ter mais de uma opção para evitar imprevistos;
- Avaliar o mercado:analisar o mercado e procurar por novas mercadorias que possam substituir aquelas com que a empresa já trabalha é uma boa maneira de reduzir custos;
- Analisar o stock: como já foi sublinhado, uma análise correta da procura e a gestão se stock é fundamental. Assim, é possível obter melhores preços e manter um stock de segurança, garantindo o atendimento ao consumidor ao mesmo tempo em que economiza com o armazenamento.
Assim, é necessário analisar o orçamento disponível e a capacidade total da empresa para fazer uma boa gestão das compras corporativas. Só dessa forma é possível ter mais eficiência nessa área, reduzindo custos e gerando savings para a empresa.
Todas estas ações são facilitadas com o uso de softwares de automação do processo de compras. Além de assegurar um controlo dos produtos, como foi já explicado, também pode trazer outras vantagens, como:
- Eficiência nos processos de requisição de pagamentos;
- Agilidade e transparência nos processos;
- Diminuição dos custos relacionados com as compras;
- Parceria com fornecedores.
Deste modo, a empresa tem a possibilidade de gerir melhor o seu stock e as compras e conseguir maior competitividade.
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Adaptado de: blog.me.com.br