Como assegurar uma boa gestão de contratos? Esperar por um contrato depois de uma negociação, quem nunca esperou? Quando duas empresas desejam fazer negócios juntas, são os contratos que especificam as actividades executadas por ambas e os termos pelos quais terão que cumprir as suas partes num acordo legal. E, com o tempo de relação, têm tendência a tornarem-se ainda mais complexos, mais interdependentes e mais difíceis de gerir.
Os contratos também afectam directamente a rentabilidade do negócio. Se redigidos de maneira insatisfatória, uma organização pode perder muito dinheiro por um simples detalhe técnico que passou despercebido.
De acordo com a pesquisa do grupo Aberdeen, 66% das organizações buscam maior controlo dos seus gastos, 44% querem ter mais visibilidade dos acordos contratuais, 40% pretendem reduzir os riscos ligados aos fornecedores, 37% querem ter mais compliance em relação aos contratos de fornecedores e 34% desejam ter acesso à performance do fornecedor nos seus contratos.
Outro estudo da mesma empresa revela que 60% dos litígios corporativos estão relacionados a disputas contratuais. E desse grupo, 73% apontaram as mudanças de preço como o principal motivo dos processos.
É provável que parte dessas mudanças de preços sejam resultados de uma gestão desorganizada de contratos já que, segundo o estudo, de 12 a 15% dos contratos de uma organização são perdidos ou não contabilizados.
Para não se sentir vulnerável frente aos fornecedores e aos seus riscos, implementar melhorias no ciclo de vida dos contratos (CLM) de compra é a melhor alternativa para organizar e gerir essa documentação crucial para qualquer negócio, pois além de criar um relacionamento comercial poderoso, ainda abre caminho para aumentar o lucro a longo prazo.
Mas afinal, o que é a gestão de contratos?
Quem lida diariamente com contratos sabe que é comum encontrar imprecisões naqueles feitos manualmente. O problema é que isso só costuma ser notado depois de um evento negativo, como uma auditoria frustrada ou um gasto fora do previsto.
A gestão de contratos é feita para evitar transtornos, acompanhar e organizar os acordos de uma empresa. Conhecida por Contract Lifecycle Management, ou simplesmente por CLM, trata-se de um gerenciamento que engloba todo o ciclo de vida do contrato, ou seja, é um acompanhamento dos vínculos acordados com fornecedores, parceiros, clientes ou funcionários.
Essa gestão administra a criação, a execução e a análise dos contratos para maximizar o desempenho operacional e financeiro de uma organização e, ao mesmo tempo, reduzir os riscos. Com um controlo eficiente, é possível ter um entendimento completo de cada etapa do processo de contrato.
Apesar de enfrentarem cada vez mais pressão para reduzir custos e melhorar o seu desempenho, muitas empresas ainda não entendem a gestão de contratos como um componente importante dessa estratégia de redução de custos e aumento de performance.
No entanto, com a transformação digital dos processos empresarias, as companhias que buscam modernizar suas estruturas para se manterem relevantes no mundo atual, perceberam que a gestão de contratos é uma questão vital para garantir a organização de toda a empresa, ainda mais se essa gestão usar a tecnologia ao seu favor.
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