O que é exactamente Gestão de Contratos no Mercado Eletrônico?
Os contratos especificam as actividades executadas por duas ou mais partes e os termos pelos quais terão que cumprir as suas partes num acordo legal. E, com o tempo de relação, têm tendência a tornarem-se ainda mais complexos, mais interdependentes e mais difíceis de gerir.
Os contratos também afectam directamente a rentabilidade do negócio. Se redigidos de maneira insatisfatória, uma organização pode perder muito dinheiro por um simples detalhe técnico que passou despercebido.
Para não se sentir vulnerável frente aos fornecedores e aos seus riscos, implementar melhorias no ciclo de vida dos contratos (CLM) de compra é a melhor alternativa para organizar e gerir essa documentação crucial para qualquer negócio, pois além de criar um relacionamento comercial poderoso, ainda abre caminho para aumentar o lucro a longo prazo.
A gestão de contratos é feita para evitar transtornos, acompanhar e organizar os acordos de uma empresa. Conhecida por Contract Lifecycle Management, ou simplesmente por CLM, trata-se de um gerenciamento que engloba todo o ciclo de vida do contrato, ou seja, é um acompanhamento dos vínculos acordados com fornecedores, parceiros, clientes ou funcionários.
Essa gestão administra a criação, a execução e a análise dos contratos para maximizar o desempenho operacional e financeiro de uma organização e, ao mesmo tempo, reduzir os riscos. Com um controlo eficiente, é possível ter um entendimento completo de cada etapa do processo de contrato.
Apesar de enfrentarem cada vez mais pressão para reduzir custos e melhorar o seu desempenho, muitas empresas ainda não entendem a gestão de contratos como um componente importante dessa estratégia de redução de custos e aumento de performance.
Por mais simples que pareça, a gestão de contratos é também uma parte do processo de sourcing e pode trazer uma série de benefícios para a organização.
Mesmo que as empresas não percebam, os contratos ajudam a impulsionar e a moldar praticamente todos os negócios. Sabe-se que entre 60 a 80% de todas as transacções comerciais são regidas por contratos, o que acontece particularmente nas finanças, TI, jurídico, compras, vendas, operações e RH.
Além disso, os contratos não servem apenas para estabelecer um relacionamento com terceiros e funcionários. Acordos contratuais são uma parte importante da estrutura de sustentação de uma organização.
Eles estruturam a forma na qual se trabalha com pessoas e outras organizações, incluindo regras, directrizes e obrigações para que todos estejam cientes do que esperar.
Se gerenciados adequadamente, os contratos podem ajudar as organizações a reduzirem custos, melhorarem a lucratividade e ainda mitigarem os riscos.
Benefícios Gestão de Contratos:
- Asseguram que as obrigações contratuais, tanto do fornecedor quanto do cliente, sejam atendidas
- Ajudam a eliminar situações de possíveis violações contratuais
- Melhoram a aderência aos objectivos do contrato de terceirização
- Fornecem uma trilha de auditoria bem documentada
- Garantem resultados mais favoráveis ao contrato
- Melhoram a qualidade de serviço e o foco no cliente
- Alcançam valor para o controle financeiro
- Diminuem o nível de risco
- Tornam claros os papéis e responsabilidades do gestor do contrato, contratados e utilizadores finais
- Conseguem identificar brevemente problemas e resolvê-los antes que prejudiquem os resultados.
- Fornecem avaliação em relação ao desempenho do contrato e identificam alterações ou variações
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