Para que servem os KPI’s?

Por trás de um KPI estão sempre melhorias que pode levar a cabo nas compras da sua empresa. Cada métrica pode ajudar a entender se a empresa está a seguir o caminho certo para o sucesso – e se esse não for o caso, desta forma é possível perceber o que deve ser melhorado.

Quando usados para monitorizar o processo de aquisição, os KPI ou Key Performance Indicators, indicadores-chave de desempenho (em tradução livre), contribuem para definir metas claras para o departamento de compras.

Como os dados concretos captados por um KPI são baseados em informações como tempo, custo, satisfação do cliente e produtividade, essas ferramentas são imprescindíveis para uma empresa melhorar sua gestão, pensar de forma estratégica e ter mais foco no lucro.

De uma forma geral, os departamentos responsáveis pelas compras ainda não incorporaram todas as métricas necessárias para se tornarem especialistas na gestão do core business das suas áreas. Se esse for o seu caso, não desanime.

 

Como pode definir e acompanhar KPI’s para as compras da sua empresa de forma simples?

Atualmente, esse trabalho pode ser facilitado com soluções que fazem o acompanhamento dos KPI’s. É o caso de uma solução de e-procurement, na qual  todas as informações sobre transações e fornecedores ficam reunidas num único lugar. Com a automação dos processos de compras, os resultados são mais precisos e são mostrados em gráficos fáceis de serem interpretados por toda a equipa.

E mais: a análise de indicadores voltados para as compras empresariais está a mudar a forma de gerir a área. Isto porque muitas das questões-chave para um processo tão complexo quanto o de procurement costumavam passar desapercebidas. Ao mudar de procedimento, foram incluídos os pontos que avaliam a eficiência geral de aquisição, assim como outras perguntas importantes para o desenvolvimento da área.

 

Veja alguns exemplos de KPI focados na optimização da sua gestão de compras:

• Lead time– Este indicador mede o período de duração entre o momento da requisição de matéria-prima até à satisfação da necessidade. Isto inclui o tempo de procura, seleção de fornecedores e a análise de cotações. Esse KPI é frequentemente usado para analisar a eficiência operacional do setor.

 

• Nível de entregas – Indicadores de entrega avaliam a eficiência e a confiabilidade dos fornecedores, assim como o desempenho da logística da empresa. Basicamente, são avaliados números capazes de comparar o prazo esperado para entrega com a data em que o pedido realmente foi encaminhado.

 

• Taxa de devoluções – É importante descobrir o número de devoluções e a quantidade de produtos com defeito. Com esta métrica, é possível verificar se estão a ser feitas as aquisições certas e, consequentemente, descobrir se os processos de compras estão corretos.

 

• Satisfação do cliente – A empresa pode pedir feedbacks e sugestões dos próprios clientes em relação ao atendimento e à qualidade do produto. Assim, a organização consegue descobrir o nível de satisfação do público e, com base nisso, desenvolver estratégias para melhorar o atendimento.

 

• Produtividade – Existem diferentes formas de avaliar a produtividade da equipa de compras. Uma das opções é analisar o número de requisições e transações realizadas dentro de um determinado período de tempo. Além disso, vale a pena observar a quantidade de horas por semana dedicadas a determinados processos ou o número de tarefas executadas dentro de um espaço de tempo.

 

• Saving – Indicador essencial para a área financeira, o saving mede a diferença entre o valor que foi orçamentado e o valor final pelo qual se compra. Por outras palavras, o objetivo desta métrica é saber qual foi o ganho, quanto foi economizado e que custos foram evitados. Este KPI avalia a eficácia da equipa do setor para fazer boas negociações, reduzir gastos e gerar mais lucros.

 

• Evolução do preço – A evolução do preço compara os valores praticados anteriormente com os atuais, com o objetivo de medir as oscilações de preços durante o processo de compras. A empresa pode usar os resultados desse indicador para reconhecer períodos de sazonalidade, ou seja, quando certos produtos estão com uma oferta melhor ou ainda, qual é o momento em que determinados materiais têm um preço mais alto.

 

• Custo de suprimentos – Este indicador compara o volume de compras e o de vendas para descobrir a percentagem de venda que é aplicada nas compras. O resultado pode indicar a necessidade de investir em melhorias e redução de custos para tornar o ciclo cada vez mais sustentável.

 

Estes KPI’s são ferramentas essenciais para a empresa elevar os seus níveis de produtividade. Por isso, vale a pena considerar adotar um sistema para avaliar sua empresa, já que quanto mais se analisa, maior serão as probabilidades de melhoria.

 

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Adaptado de: blog.me.com.br