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Lead time em compras: o que é e qual sua importância?

Num mercado competitivo, cada detalhe faz a diferença. Para manter a sustentabilidade económica de um negócio e deixar os clientes satisfeitos as empresas são pressionadas a manter custos mais baixos e realizar entregas rápidas. Afinal, os consumidores estão cada vez mais sensíveis ao tempo.

Simultaneamente, para equilibrar gastos, as organizações precisam de encontrar formas de gerir o seu stock da melhor forma: materiais em falta impactam a produção e podem gerar atrasos, o que não é nada satisfatório para o fluxo da cadeia de abastecimento.

Um stock com itens em excesso é um péssimo sinal para o negócio: produtos parados geram mais despesas com armazenamento e ainda podem causar prejuízo financeiro. Nesse cenário, é crítico que a empresa conheça o lead time de compras para o melhor funcionamento da sua cadeia de abastecimento.

 

O conceito de lead time em compras

 

Este conceito diz respeito ao tempo de aprovisionamento, ou seja, o tempo total que um produto leva a ser entregue ao consumidor final, passando por todas as etapas de produção desde o seu pedido

O conhecimento deste dado é fundamental para o sucesso de um projeto de produção. Com ele, os gestores podem planear melhor todos os trâmites de compra de materiais e garantir o fluxo contínuo das operações.

O termo lead time vem da Engenharia de Produção. De uma forma muito simplificada, ele pode ser compreendido como o período decorrido entre a chegada de um pedido efetuado pelo consumidor e o momento em que o produto ou serviço é entregue. Contudo, partindo desta definição simples podemos explorar outros pontos e olhar para este assunto com mais profundidade.

Algumas empresas podem pensar que a solução para reduzir o lead time — e assim realizar entregas mais rápidas — é através da manutenção dos seus stocks em altos níveis. Porém, além de ser uma manobra arriscada, essa estratégia não resolve o problema a longo prazo.

 

Lead time: o que abrange

 

O cliente, de fato, pode ter uma percepção positiva sobre o tempo de entrega, mas o lead time da empresa não é reduzido com essa ação. Na verdade, para compreender melhor este conceito, devemos pensar que ele é o tempo que um item demora a atravessar todas as etapas de produção dentro da cadeia de abastecimento. Assim, stocks lotados apenas “mascaram” o problema e criam uma espécie de fila de produtos, aumentando o período de fabrico em vez de o diminuir.

Pedidos de produtos que não podem ser resolvidos a partir de um stock e que precisam de ser fabricados ou adquiridos junto de um fornecedor exigem um lead time mais longo, que deve ser bem planeado para que a empresa faça a manutenção correta da expectativa do consumidor.

Resumidamente, o lead time é o período de tempo gasto pelo sistema produtivo para que bens sejam transformados em produtos acabados e prontos para entrega.

Este processo abrange uma série de etapas cruciais num negócio, como a gestão de compras, de fornecedores e da cadeia de abastecimento de uma empresa. De certa forma, é um indicativo que também envolve a logística, já que inclui o transporte de matérias-primas, linhas de montagens e armazenagem.

 

O motivo da sua importância na gestão

 

O conhecimento do lead time da empresa estimula os gestores a refletir melhor sobre todas as etapas que um produto percorre até ser entregue ao cliente.

Assim, caso esse índice seja desfavorável, é possível elaborar soluções e implementar iniciativas que promovam a redução desse período. Inclusive, é possível fazer isto identificando e eliminando erros, obstáculos e tempos de espera ao longo da produção.

A partir do momento em que uma empresa descobre o seu lead time pode esforçar-se para adotar uma metodologia para a cadeia de suprimentos mais produtiva, com o intuito de reduzir o tempo de abastecimento e o prazo de entrega para o cliente. Esse empenho irá traduzir-se em mais satisfação por parte dos consumidores.

O lead time também é um aliado para o planeamento e organização da gestão da cadeia de suprimentos.

Se o setor de compras conhece exatamente esse período, pode usar esse dado para estudar a compra de materiais necessários e determinar o momento certo para realizar uma nova aquisição, de modo que os bens estejam disponíveis para uso no momento certo, sem causar desfalque ou excesso no stock.

Certamente, o desconhecimento desse dado ou um lead time de compras calculado de forma equivocada pode afetar a produção.

Adquirir produtos com muita antecedência não é eficaz: os materiais podem chegar muito antes do esperado, necessitando assim de ser armazenados em stock. Isso é grave, por exemplo, no caso em que os itens são perecíveis. Além disso, a acumulação de bens pode atrapalhar os demais processos.

Por este motivo, quanto mais informação, controlo e precisão existirem na gestão de compras e da cadeia de abastecimento, melhor será a definição do lead time e o alinhamento dos processos. Dessa forma, o fluxo das operações corre de forma mais tranquila.

 

Os fatores que influenciam o lead time

 

Como vimos, o lead time envolve muitos processos numa cadeia produtiva, por isso, são muitos os fatores que podem afetar a alteração do período que um produto leva a ser finalizado e entregue. Saiba quais são os aspectos que mais impactam este indicador:

 

1. Fornecedor

 

gestão de fornecedores é um ponto crucial na cadeia de abastecimento. Muitas empresas perceberam já o valor estratégico de uma boa fonte de fornecimento.

Poder contar com os melhores fornecedores e ter uma carteira variada é ótimo para os negócios, uma vez que a organização consegue garantir o melhor custo-benefício nos pedidos, formas de pagamento mais atraentes e prazos favoráveis para a produção.

Dessa maneira, um fornecedor com problemas ou que não possui a expertise necessária sobre o segmento e os produtos que vende pode causar impactos negativos no lead time.

Uma função importante do departamento de compras é saber como escolher contatos e investir no relacionamento com fornecedores-chave para que este seja proveitoso, baseado numa parceria.

Em situações imprevistas esses prestadores de serviço — com os quais a sua empresa mantém uma excelente relação — muito provavelmente estarão disponíveis para ajudar e aceitar pedidos urgentes, o que pode salvar o seu lead time.

Caso um fornecedor falhe várias vezes os prazos, o melhor caminho é deixar de colaborar com ele e procurar outro.

 

2. Posição geográfica do fornecedor

 

Um fornecedor que está situado numa posição geográfica desvantajosa ou muito distante da fábrica pode gerar problemas para o lead time. Para que os produtos sejam entregues, o ciclo deve considerar a logística de transporte.

Seja um deslocamento por estradas, pelo mar ou aéreo, o transporte de produtos envolve sempre uma série de imprevistos e riscos. Assim, o lead time deve ser calculado com base nessa variável.

O ideal é procurar fornecedores situados em locais que exijam o mínimo de transporte possível. Caso o valor e a qualidade compensem, vale a pena fechar negócio com um fornecedor e ajustar o planeamento da produção levando em conta um lead time maior.

 

3. A data de compra

 

Os gestores logísticos planeiam o embarque de mercadorias que entram em trânsito por dia e tem em conta uma série de variáveis como destino, volume, natureza do produto, entre outros.

Desta forma, acompanhar as datas em que os pedidos são feitos é fundamental para calcular o lead time corretamente. Dependendo do dia da sua aquisição, a sua compra pode precisar de ficar parada por algum tempo, em espera para ser embarcada e seguir o seu trajeto.

 

O cálculo correto desses prazos

 

Saber fazer o cálculo correto do lead time é uma prática que traz muitos benefícios para as operações da empresa e atendimento ao cliente. Esse conhecimento é muito oportuno para o planejamento estratégico da organização. Saiba como apurar esses prazos:

 

1. Elabore uma lista com todos os produtos requisitados

 

Crie uma lista com todas as matérias-primas adquiridas para fabricar cada item a ser vendido. Essa tabela também deve conter serviços de instalações, por exemplo, caso esses procedimentos sejam necessários para finalizar o produto.

 

2. Conheça o período necessário de compra para cada item

 

Na mesma tabela, organize o tempo necessário que cada material levará para chegar. Um pedido pode demorar cerca de 5 dias ou mais para ser entregue. Calcule uma margem de segurança de alguns dias levando em conta imprevistos do transporte.

Outro ponto importante que deve ser considerado é se o fornecedor trabalha apenas com dias úteis, por exemplo. Nesse caso, não inclua os dias do fim de semana nessa previsão.

 

3. Separe os itens com prazos de entrega mais longos

 

Itens que tenham um prazo de entrega mais longo devem estar em destaque na lista. Anote com precisão o tempo de espera necessário para sua chegada. Caso disponha de inventário de bens para começar a produção, atribua um lead time de um dia para que a produção desse item se inicie.

 

4. Determine o número de dias e horas para fabricar cada produto ou serviço

 

Faça uma análise e registe: quanto tempo é necessário para que a sua empresa produza um lote de um determinado produto após receber as matérias primas essenciais? Inclua nesse período fins de semana, feriados, imprevistos, atrasos e manutenções que possam acontecer.

Outro aspecto a ser considerado: as máquinas necessárias para a produção estão a funcionar em perfeito estado? Caso precisem de reparos, o tempo final pode sofrer alterações.

Se a sua empresa é fornecedora de um serviço, verifique se o funcionário responsável e os equipamentos estão com agenda disponível, caso contrário, inclua uma margem de atraso no lead time.

 

5. Acrescente tempos de espera e variáveis

 

Some o tempo de espera necessário para as matérias primas necessárias para um produto — ou para conseguir uma equipa para agendar a instalação de um serviço — com o período exigido para fabricar de um item ou finalização de um trabalho.

Esse total que une os pontos de espera pelo pedido e o fim da produção representa o lead time que um item demora a estar disponível para entrega ao cliente.

 

Os benefícios de um controlo eficiente

 

Grande parte das empresas considera um verdadeiro desafio controlar o tempo que leva o ciclo de compra de um produto, a sua produção e entrega ao cliente final.

Os consumidores estão cada vez menos dispostos a esperar um longo período e isso impõe ás empresas a necessidade urgente de investir em eficiência e produtividade para reduzir os fluxos de produção.

Como foi já sublinhado, a estratégia de aumentar o volume de stock não é eficaz para o cálculo correto do lead time, além de ser um potencial problema para a empresa. Resta analisar processos e examinar como certas lacunas ou obstáculos podem ser eliminados no lead time de cada produto, gerando um ganho de tempo.

Para obter uma redução expressiva do lead time, uma gestão otimizada e mais eficiente da cadeia de suprimentos é essencial. Nesse caso, a tecnologia é indispensável.

Sistemas de e-procurement são grandes aliados uma vez que automatizam tarefas como cotação de produtos e processos de compra, oferecendo mais controlo e visibilidade para os gestores.

Empresas que não reconhecem a importância de uma solução digital perdem muito tempo com a gestão ineficiente dos stocks e processos burocráticos e manuais, que muitas vezes resultam em erros e trabalho em duplicado.

 

Adaptado de: blog.me.com.br

 

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