Na semana passada explicámos o conceito de lead time em compras, porque é tão importante e quais os principais factores que o influenciam. Chegando ao momento em que calcula correctamente qual o lead time da sua empresa, o passo seguinte será perceber como pode reduzi-lo. Deixamos 5 sugestões para que o consiga, e a tecnologia tem um papel crucial em cada uma delas:

 

Reduzir o lead time em compras: 5 sugestões

 

1. Maior integração

 

Ter um software de e-procurement que disponha de um módulo com ERP (Enterprise Resource Planning), que é um sistema capaz de integrar diversos departamentos dentro de uma empresa, permite-lhe centralizar informações e facilitar a comunicação entre equipas.

Com o ERP, os gestores conseguem ter uma visão mais completa da cadeia de produção e uma visão geral dos processos. Desta maneira é possível encontrar formas de reorganizar as operações, identificar falhas e obstáculos com o objetivo de melhorar o desempenho, a produtividade e reduzir o lead time.

O uso de um software para a gestão da cadeia produtiva contribui para o planeamento estratégico da empresa, resolvendo problemas como:

• informações não integradas
• falta de planeamento para a aquisição de matérias primas
• dependência de outras áreas para decisões ou execução de atividades
• falha na comunicação entre stock e compras
• dados incorretos ou incompletos
• estimativas erradas para compras

 

Para o processo de compras, o e-procurement controla e automatiza:

• pedidos de compras
• cotações de preços
• análise do histórico de compras
• gestão dos contactos dos fornecedores e histórico dos mesmos
• diferentes níveis de aprovação de compras
• agendamento de compras futuras

 

2. Pesquisa de fornecedores otimizada

 

Selecionar os melhores fornecedores é crucial para o sucesso da produção, porém é algo que pode ocupar muito tempo. Com um sistema de e-procurement, é possível otimizar esta pesquisa, tornando a selecção de fornecedores mais eficiente e prática.

A equipa de compras pode inserir os parâmetros necessários dos fornecedores no sistema, que apenas apresentará candidatos compatíveis com o exigido, agilizando a pesquisa e reduzindo gastos operacionais.

Na plataforma, os gestores de compras podem avaliar, de forma descomplicada, aspectos como:

• preços
• qualidade dos produtos
• prazos e formas de pagamento
• índice de pontualidade nas entregas

 

O sistema também pode automatizar as negociações e os contratos, tornando o processo mais transparente e ágil.

Outra possibilidade é usar uma ferramenta de e-sourcing, como o leilão invertido. Este permite usar a internet para encontrar novos fornecedores, possibilitando à empresa ampliar significativamente a sua carteira de contatos.

O e-sourcing é extremamente benéfico para empresas que querem garantir ofertas mais vatajosas e atrair uma variedade maior de fornecedores.

No sistema, a empresa insere informações sobre os materiais que precisa e os fornecedores, por sua vez, licitam, competindo uns com os outros para fechar o negócio. Como num leilão ao contrário, é possível pode avaliar todas as ofertas e escolher aquela que oferece melhor custo-benefício.

 

3. Automatização de processos

 

Análises manuais e tarefas burocráticas consomem demasiado tempo da equipa de compras. Com o e-procurement, as empresas automatizam processos e saem sempre a ganhar, com mais precisão, controlo e diminuição dos erros e repetições.

Em poucos cliques, os colaboradores podem gerar relatórios e visualizar dados e indicadores que apresentam as melhores opções para todas as operações do negócio.

Com pedidos automatizados, o setor de compras pode seguir o cronograma de produção, favorecendo um fluxo contínuo e equilibrado das atividades, uma vez que a aquisição de matérias primas é realizada pelo sistema e as aprovações são aceleradas.

Isto faz toda a diferença na redução do lead time, já que o ciclo do trabalho não precisa de ser interrompido ou atrasado devido a  falta de materiais.

 

4. Comunicação com fornecedores simplificada

 

Ter um excelente relacionamento com os fornecedores é essencial para a competitividade da organização. Afinal, problemas como atraso nas entregas ou prazos de pagamento desfavoráveis só são resolvidos quando as fontes de fornecimento são tratadas como parceiros de negócio. Esta abordagem garante uma negociação mais benéfica para ambas as empresas.

A manutenção desta comunicação pode ser simplificada e parametrizada através de um sistema de e-procurement, que automatiza o envio de e-mails e notificações para os prestadores de serviço.

Da mesma forma, os gestores podem acompanhar o desempenho dos fornecedores por meio de relatórios com o histórico de compras feitas e análises com indicadores de performance. Assim, é possível verificar a conformidade do trabalho de cada fornecedor e monitorizar métricas para garantir uma parceria sempre favorável para a empresa.

Internamente, o e-procurement também contribui para uma melhor comunicação e a diminuição o desencontro de informações, o que representa uma gestão de tempo muito mais eficaz.

No fim, o processo de compras ganha muito mais agilidade e, com a automatização, envolve menos colaboradores, tornando-se mais eficiente e objetivo. O sistema consegue gerenciar de forma mais assertiva um grande número de contatos de fornecedores, garantindo negociações proveitosas para a organização.

 

5. Melhor controlo sobre o stock

 

Monitorizar os produtos adquiridos, determinar o momento certo para reabastecer o stock e as quantidades mínimas de cada pedido são informações indispensáveis que devem ser analisadas constantemente para garantir compras futuras mais estratégicas e eficazes, além de contribuir para a redução do lead time.

Como vimos, o lead time tem uma relação de proximidade com os níveis do stock, sendo que a empresa deve evitar tanto o excesso como a falta de produtos para assegurar o melhor tempo para a produção e entrega dos itens.

O acompanhamento constante do stock e dos aspectos que mencionamos é essencial para o planeamento das compras. Sendo assim, os gestores do setor precisam de conhecer com precisão o número de materiais disponíveis e fazer um inventário dos itens.

Para essa tarefa, um sistema electrónico é a melhor opção, pois assegura informações atualizadas, confiáveis e alinhadas com os outros departamentos. Só assim a empresa evita o risco de negociar um lote de produtos que, na verdade, não está disponível em stock, comprometendo totalmente o lead time dessa operação.

Todas as empresas querem crescer e fortalecer a sua imagem no mercado. Contudo, os desafios são muitos e os consumidores cada vez mais bem informados e exigentes. A pressão por mais qualidade e eficiência é grande, e por isso as empresas não podem perder tempo e recursos financeiros com processos lentos e pouco eficientes .

Um ótimo indicador de performance

Neste cenário, o lead time em compras é um indicador de performance importante não apenas para a satisfação do cliente final, mas também para apontar as necessidades de melhoria na cadeia de suprimentos de uma empresa.

Portanto, para se destacar, ter mais sucesso e lucratividade, fique atento a esta métrica e invista em ferramentas que ajudem sua empresa a implementar processos mais rápidos e competentes.

 

Adaptado de: blog.me.com.br

 

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