Quanto tempo perde por dia a ligar para fornecedores?
A eficiência de uma negociação mede-se, entre outros fatores, pelo tempo despendido. Desde a definição do que se pretende comprar, a procura e seleção dos potenciais fornecedores, preparação de e-mails para enviar, perceber se o fornecedor vai responder e quando, se oferece aquilo que precisa, se tem dúvidas, ou se enviou o ficheiro que foi pedido, o processo é demorado e implica foco.
Existem algumas formas de simplificar o processo. Conheça abaixo as principais etapas da negociação e saiba como é que a digitalização pode transformar tempo em dinheiro.
1 – Preparação da compra
Definir o que se quer comprar é o primeiro passo para uma negociação eficiente. Se tiver dúvidas sobre especificações técnicas, fale com um especialista (pode mesmo ser alguém dentro da sua empresa que conheça o produto ou serviço) para que este possa ajudá-lo a descrever da melhor forma a necessidade.
Prepare toda a documentação necessária, de uma forma simples, mas com o máximo de detalhe possível. Lembre-se: quanto melhor explicar aquilo que precisa, menos dúvidas os fornecedores vão ter e, por isso, menos tempo perde depois a responder a eventuais questões.
2 – Seleção de fornecedores
Em 2016, existiam em Portugal cerca de um milhão e duzentas mil empresas, segundo o Instituto Nacional de Estatística. Conforme a categoria do material ou serviço que pretende adquirir, este número diminui drasticamente. Se procurar apenas os fornecedores que fornecem na sua área, consegue chegar provavelmente a umas dezenas.
Também poderá ter no seu histórico de compras o nome de algumas empresas com as quais fez negócio uma vez. Correu bem? Convide-as para responder.
Apesar de parecer uma tarefa árdua, existem formas de torná-la mais simples, como por exemplo a utilização de bases de dados de fornecedores, devidamente categorizados pelo tipo de fornecimento. Desta forma, basta indicar a categoria que pretende comprar e a localização da entrega e filtrar imediatamente os potenciais fornecedores que lhe interessam.
3 – Convidar os fornecedores
Depois da necessidade detalhada e dos fornecedores selecionados, está na hora de contactá-los para saber o interesse em responder à cotação. Vai fazer um e-mail a explicar o que precisa, ou vai ligar? Seja por que meio for, é mais um obstáculo: tem de procurar os contatos, tentar ligar para falar com o responsável, enviar e-mail caso não atendam, ou estejam indisponíveis, voltar a ligar. Repetir o processo para todos os fornecedores.
O ideal seria ter um sítio onde pudesse enviar todos os convites de uma só vez, com o caderno de encargos que preparou, para os contactos que o próprio fornecedor definiu.
4 – Receção de propostas e esclarecimentos adicionais
Enviou os convites, os fornecedores estão a preparar o orçamento. Uns até já enviaram as propostas; outros ainda não responderam. Fica a dúvida: não querem responder mesmo, não receberam o convite ou ainda estão a compor a resposta?
Alguns até ligaram de volta, não para responder, mas com dúvidas e questões sobre a sua necessidade. Talvez alguns façam as mesmas perguntas, às quais terá de responder em duplicado ou triplicado.
Caso não utilize um software de compras, a única solução à vista é mesmo pegar no telefone e ligar um a um, ou enviar e-mails, para tentar fazer o tracking da resposta. Se forem muitos fornecedores, esta tarefa torna-se bastante morosa, principalmente se for feita por apenas uma pessoa – o que acontece na maioria dos casos.
5 – Análise dos resultados e decisão da compra
Finalmente todos responderam. Agora, é só analisar as ofertas. Mas o que poderia parecer uma tarefa simples, acaba por revelar-se também bastante morosa. Cada fornecedor enviou a resposta no seu próprio formato: em PDF, em Excel, no próprio corpo do e-mail.
Certamente que terá uma planilha Excel preparada para ir introduzindo os preços e condições de cada fornecedor, o que não invalida que tenha na mesma de procurar a informação que lhe interessa nos ficheiros que estes enviaram com as propostas.
No final, compara todas as ofertas e decide pelo mais conveniente – seja pelo preço, seja pelas condições de entrega e pagamento.
Enquanto passa por todas estas etapas, além do seguimento que tem de fazer com todos os fornecedores, há outro interveniente que também é importante – o cliente interno, quem solicitou a compra, o requisitante. Deve ir fazendo pontos de situação para gerir as expectativas e para garantir que consegue cumprir com as datas esperadas pelo requisitante para a entrega do material.
Se, além da negociação, introduzir mais uma variável a este processo – o envio da encomenda – acrescenta mais tempo ao processo, uma vez que terá de “correr atrás” do fornecedor e tentar saber se o material já vem a caminho, onde está e quando chega e dar o feedback respetivo ao requisitante.
A solução? Digitalizar
Liga-se à internet, descreve a sua necessidade, anexa informação que a complementa, define um formulário com preço e prazo de entrega, seleciona os fornecedores por categoria e localização e envia-lhes os convites (que chegarão por e-mail) para eles darem as suas ofertas, tudo no mesmo sítio.
Os fornecedores recebem os e-mails de convite, preenchem o formulário com as suas propostas, anexam documentação necessária e enviam a resposta.
Depois, só tem de consultar as respostas enviadas, automaticamente visíveis e organizadas num mapa comparativo simples, selecionar a melhor e enviar um pedido de encomenda para o fornecedor.
No decorrer de todos estes passos, pode seguir online o estado das respostas, sem necessidade de confirmar a toda a hora por telefone com os fornecedores, bem como o estado da encomenda. E o requisitante também pode fazê-lo, sem ter de esperar pelo seu ponto de situação.
O digital não substitui o contacto telefónico e o e-mail. Compradores e fornecedores continuarão a interagir para comprar melhor e vender mais, dentro e fora das plataformas online.
A diferença é que as tarefas que não necessitam da sua interação direta ficarão a cargo da plataforma digital, para que não perca nem mais um segundo com elas.
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